MICROFILMACIÓN

 ¿QUÉ ES LA MICROFILMACIÓN?/

La microfilmación es una técnica de archivamiento de documentos basado fundamentalmente en el cambio de soporte de los documentos de papel, en otro de un material sintético muy resistente y durable. Normalmente es una cinta de 30,5 metros de un material plástico flexible, sobre la cual se ha depositado una capa de material tipo fotográfico de altísima calidad. En esta cinta se ¨fotografían¨ los documentos con fuertes reducciones, sin por ello perder calidad o información.

 ESQUEMA DE LAS POSIBILIDADES DEL MICROFILM.

Los documentos una vez microfilmados, (el microfilm y sus copias pueden llegar a tener validez legal) se pueden copiar para su uso en otro tipo de película mas económica, y usar para su consulta en los lectores o lectores impresores. Estos últimos tienen la capacidad de restituir el documento a papel. Asimismo se pueden digitalizar los documentos en archivos TIF, JPG,
etc. y distribuirlos grabados en CDROM.

 

TIPOS Y FORMAS DEL MICROFILM DOCUMENTAL.

En los formatos normales es posible que en cada rollo de microfilm de 16 mm puedan estar contenidos 2.800 documentos tamaño oficio, 5.600 de tamaño carta, y mas de 11.000 del tamaño de un cheque, y este de ambos lados. Básicamente existen tres anchos de cinta de microfilm, y de ellos se derivan.

múltiples formatos.

· Película en rollo de 16 mm de ancho.

· Película en rollos de 35 mm

· Película 105 mm. En microfichas

TIPO DE PELÍCULAS:

a) Sales de plata (haluros) - para originales - Muy alta definición

b) Sales de Plata - para copias - muy buena calidad de copia

OBJETIVOS DE LA MICROFILMACIÓN.

OBJETIVO GENERAL.

Resguardar documentos, expedientes y demás información de interés para la Institución, ejecutando actividades de recepción, archivo y custodia de documentos, en una unidad de archivo, a fin de mantener información organizada a disposición de la institución. La microfilmación va desde la

conservación, seguridad y preservación de los documentos, hasta la economía y reducción de espacios físicos de almacenamiento.

OBJETIVOS ESPECIFICOS.

•  Microfilmar documentos varios, organizando, clasificando y distribuyendo el material; a fin de contribuir con el suministro, archivo y resguardo de documentos de la Institución.

• Preservar los documentos originales cualquiera que sea su soporte.

•  Determinar las características del proceso de microfilmación para los diferentes documentos y su respectivo tratamiento a su soporte.

• Desarrollar directrices, lineamientos, políticas, parámetros, normas y estándares a seguir para la automatización, digitalización y microfilmación segura de los archivos administrativos en todos los formatos y soportes en los que se registren y archiven documentos.

9 VENTAJAS DE LA MICROFILMACIÓN.

• Durabilidad: En condiciones de almacenamiento adecuado a los microfilmes pueden durar 100 años o más sin que se altere su composición física y química. 

• Tecnología Estable: La evolución de esta tecnología ha sido estable en estos últimos 30 años, otorgándole seguridad y permanencia. 

• Versatilidad: Puede manejar diferente tipo de documentación con excelente calidad de reproducción. 

• Es un medio rápido y práctico para la localización de información.

• Reducción de espacios hasta de un 2% del volumen ocupado por el
  papel.

• Genera procesos de selección y eliminación, lo cual disminuye el peso
  en las estructuras y locales de archivo.

• Imposibilita las alteraciones fraudulentas de información y preserva la
  información en casos de desastres naturales o accidentes. 

• Su duplicación es muy fácil, lo cual permite una consulta sin riesgos
  de dañar el documento fuente.

•  Se puede trasladar a través del correo, lo que facilita transporte y bajo
  costos del mismo. 

CÚALES SON SUS DESVENTAJAS 

• Imposibilidad de mejorar la imagen por su carácter fotográfico, el microfilm no puede mejorar la legibilidad de la información que tiene problemas en soporte papel.

• Lentitud en la búsqueda: Aún partiendo de documentación organizada y con apoyo de bases de datos, la recuperación de un documento microfilmado puede ser hasta 100 veces más lenta que en los sistemas informáticos. 

•  Consulta única: Un microfilme solo puede ser consultado por un usuario a la vez.

HISTORIA DE LA MICROFILMACIÓN

Se puede considerar como punto de partida de la Microfilmación en el año 1839, cuando el inglés John Benjamín Dancer, instaló en una cámara fotográfica un lente de microscopio y elaboró la primera microfotografía con una reducción de 160 veces el original.

En el año 1931 la Corporación Recordak, subsidiaria de la Eastman Kodak introdujo un             sistema de microfilmación para acelerar el proceso de facturación en almacenes departamentales. Las facturas eran fotografiadas en tamaños muy reducidas para el registro permanente del almacén, y los talonarios originales eran envueltos al cliente con su estado de cuenta mensual.

En el año 1933 la Corporación Recodak introdujo la primera microfilmadora automática que pareó la película con los documentos e medida que eran alimentados sobre un tambor giratorio. Esto hizo posible microfilmar documentos de cualquier largo.

En 1934, la microfilmación proporcionó bibliotecas con referencias permanentes y compactas a medida que la micropelícula de 35mm era ampliamente utilizada como un método de preservar periódicos.

En 1941, el aerógrafo o correo " V " fue desarrollado como un sistema para microfilmar cartas para ahorrar espacio de embarque. Fue adoptado en el año 1942 por las Fuerzas Inglesas y Estado unidense para comunicación en ultramar o al extranjero.

En 1950, la Microfilmación para salidas del Computador (COM) fue iniciada por Kodak laborando con la empresa " General Dynamics". Este sistema es apenas un poco más joven que el mismo computador digital.

En 1952, la relación más alta de reducción alcanzada a ese punto, 40: 1 fue proporcionada en este año por la microfilmadora Kodak Bantam.

En 1955, la Corporación Recordak introdujo el primer equipo micrográfico de búsqueda automatizada.

En 1959, la Corporación Recordak descubrió una microfilmadora portátil, pensando solamente 24 libras y el primer equipo de búsqueda micrográfica utilizando microfilme pre codificada en magazines plásticos. También introdujo la Corporación Recordak la microfilmadora Reliant Modelo 500 capaz de microfilmar 500 cheques o 185 documentos tamaño carta por minuto.

En 1963, se introdujeron los primeros productos Miracode que condujeron a los temas rográficos de bús queda computarizadas. Este sistema permitía al usuario localizar cualquier documento en un archivo y hacerle copia a papel en 30 segundos o menos.

En 1976, Kodak introdujo la microfilmadora Oracle y su terminal de Recuperación. Diseñado para bajo costo, recuperador automatizado de alta velocidad sin la necesidad de utilizar un índice extremo. 

En 1978, la recuperación avanzó con pasos agigantados cuando Kodak introdujo los terminales de micro imágenes modelos IMT – 100, que ofrecían el control y microprocesador para búsquedas inteligentes y programables de imágenes microfilmadas. 

En 1984, el terminal de micro imágenes Kodak IMT – 250 trajo consigo nuevas capacidades comunicativas a la búsqueda automatizada. Estos incluyen la capacidad de enviar mensajes al computador mediante una operación CAR (la capacidad de predestinar parámetros en la película) leyendo códigos impresos en la película mediante el uso de la Microfilmadora Inteligente Kodak Reliant 2000.

En el año 1985, el sistema Kodak para el manejo de la información fue mostrado en una configuración de prototipo. El sistema KIMS dio inicio a una variedad de medios de almacenamiento incluyendo el disco óptico y microfilmación para la recuperación automatizada, red de distribución y consulta en visores de alta resolución. Se introdujo el Sistema Kodak Komstar IV. Esta microfilmadora para salida de computadora ofrece un
sistema de flujo modular automático de inicio a fin de microfichas originales con rayo láser. Otras introducciones significantes de productos incluyeron la Mini Microfilmadora y una línea flexible de lectores y lectores impresiones de microfichas.

 CÚALES SON LOS PROCEDIMIENTOS PARA 

 PREPARACIÓN DE LOS DOCUMENTOS 

Las hojas, páginas, fólder, folios y otras unidades de archivo mal colocadas, deben ser ubicados en el orden correcto y los documentos que no pertenezcan a las mismas deben ser removidos.

Todas las imperfecciones tales como mutilaciones, rasgaduras, manchas y omisiones que afecten la legalidad del documento deben ser reparadas en lo posible sin afectar la originalidad de este si se microfilman en cámaras rotativas documentos deben ser separados con citas transparentes de color mate. Las imperfecciones que no afectan ningún texto o lustraciones pueden ser ignoradas. 

Si las páginas, documentos y otras unidades faltantes no pueden ser localizados, se debe microfilmar una tarjeta con el titulo “pagina faltante” o “documentos faltantes” (Tarjeta Flash) de 5 a 8 veces en fotogramas o imágenes consecutivas identificando cada documento y explicando su omisión, a fin de crear la apariencia de un “espacio en blanco”, ópticamente
diferente.

Deben ser removidos todos los ganchos, clips y otros elementos extraños, este procedimiento es indispensable si se utiliza la microfilmadora rotativa, ya que tales elementos se atoran, rayan, dañan la microfilmadora y las agujas del vidrio. Se debe determinar el número de imágenes o documentos, que probablemente se puedan acomodar en el royo de la película.

INDIZACIÓN DE ROLLOS DE PELICULA

Las películas de microfilm deben ser dispuestas, identificadas e indizadas de modo que los documentos ya sean de forma individual o en serie sea localizado fácilmente. Este proceso requiere trabajos previos en los que encontramos la filiación de manera consecutiva en cada documento. Las fechas extremas serán determinadas por el propio rollo; también se pueden emplear otros sistemas que resultan muy útiles al momentos de microfilmar tales como tarjetas flash, títulos guía, odómetro, contador de imágenes y marca de imágenes.

⧫ NÚMEROS SECUENCIALES: Se enumera de manera consecutiva las imágenes, estos números son microfilmados en cada toma; se puede preparar antes, durante o después de la microfilmación.

⧫ TARJETAS FLASH: Se utilizan tarjetas de tamaño y apariencia contraria a los documentos microfilmadas de 5 a 8 veces de manera consecutiva a fin de crear una apariencia ópticamente diferente.

⧫ ODÓMETROS: Indican la distancia aproximada desde el comienzo de la película hasta un documento específico.

⧫ POR MARCA DEL DOCUMENTO: Es una señal óptica o blip que se microfilma en lugar adyacente a cada toma del documento, esta marca es contada por un aparato fotoeléctrico en el lector.

⧫ POR CÓDIGO BINARIO O DE BARRAS: Amplia a infinitas las posibilidades de general índices y su lectura u operación es manejada a través de señales ópticas.

⧫ POR TITULO GUÍA: Utiliza una tarjeta de apariencia diferente a los demás documentos, donde se describe un tema en especial o cambios dentro del lote de documentos a microfilmar.

⧫ ARCHIVOS UNITARIOS: También conocidos como tarjetas de abertura, jackets y microfichas pueden ser organizados después de microfilmar en forma de ficheros.

INSPECCIÓN FINAL DEL DOCUMENTO

Antes de iniciar el proceso de microfilmación se debe realizar un chequeo final con el fin de verificar que los documentos se encuentren el perfecto orden, que todas las tarjetas estén correctamente en su lugar y que los documentos estén listos para ser microfilmados.